Руководство пользователя

Общие сведения

Программа @Платежные поручения предназначена для создания и учета платежных поручений. Обеспечивает быстрый и удобный ввод данных, печать в соответствии с требованиями Центробанка, контроль за проведением платежей.

Основные средства и возможности программы:

Справочник Контрагенты
Позволяет занести реквизиты плательщика и постоянных получателей, чтобы не заполнять их в каждой новой платежке. У одного контрагента может быть несколько счетов, любой из которых можно выбрать при создании платежного поручения.
Справочник Банки
Используется при создании счетов контрагентов. Обеспечивает быстрый выбор банка по БИК, либо другим известным атрибутам. Справочник не требует заполнения, поставляется вместе с программой и в дальнейшем обновляется через Internet. При необходимости, банки можно создавать, изменять и удалять.
Дополнительные справочники
Справочники Назначения платежей и ОПФ помогают быстрее вводить часто используемую информацию, избегая при этом ошибок.
Быстрый доступ к нескольким последним введенным значениям полей
Вам не потребуется каждый раз открывать справочник с множеством значений, если в повседневной работе, вы используете только некоторые из них.
Режим Автоподстановка
Позволяет максимально быстро и правильно вводить платежные поручения с повторяющимися данными.
Режим Ручной ввод
Реквизиты получателя заполняются вручную без сохранения в справочниках. Удобен, если нужно создать или изменить платежное поручение для проведения платежа "случайному" получателю.
Журнал состояний платежного поручения
Позволяет фиксировать этапы проведения платежа. Все установленные состояния запоминаются и позднее их можно просмотреть.
Настройка автоматической нумерации платежных поручений
Можно изменять начальное значение нумерации, устанавливать цифро-буквенный шаблон номера (задавать буквы, выводимые перед номером).

Программа проста в освоении и удобна в эксплуатации, использует общепринятые элементы интерфейса Windows. Форма ввода платежного поручения приближена к виду бумажного бланка.

Программа предназначена для работы на компьютерах с установленной операционной системой Windows 98/ ME/ 2000/ XP.

Минимальные требования к аппаратным ресурсам компьютера:

  • Процессор Pentium 200 МГц (для MS Windows 2000/XP рекомендуется Pentium II 300 МГц)
  • Объем свободного пространства на диске - не менее 20 МБ
  • Оперативная память 64 МБ
  • Видеосистема 800х600, 256 цветов

С чего начать

Начните с настройки справочников:

  • Назначения платежей - используется при заполнении платежного поручения
  • ОПФ - Организационно-правовые формы. Используется при заполнении реквизитов контрагентов

Затем настройте:

Если вы что-то упустили, добавить или отредактировать значения можно позже или непосредственно при вводе платежного поручения.

Дополнительные справочники

Настройка (заполнение) справочников ОПФ и Назначения платежей выполняется одинаково.

@Платежные поручения: назначения платежей

Символ в колонке Примечание ошибкой не является (обозначает перевод строки, если поле многострочное).

Чтобы настроить справочники ОПФ и Назначения платежей, нужно:

  1. в левой части приложения выбрать подраздел Дополнительно раздела Справочники
  2. в правой части приложения выбрать справочник, который требуется изменить (например, Назначения платежей) и дважды кликнуть мышью или нажать правую клавишу мыши, затем в контекстном меню выбрать пункт Открыть
  3. появится список значений справочника. Воспользовавшись панелью инструментов, меню формы или контекстным меню, можно:

    1.   - создать - добавить новое значение в справочник
    2.   - свойства - изменить текущее значение справочника
    3.  - удалить - удалить одно или несколько выделенных значений
    4.  - печать - распечатать список значений справочника

Назначения платежей

Справочник используется для быстрого заполнения поля Назначение платежа.

@Платежные поручения: список назначений платежей

В поле Наименование указывается краткое назначение платежа, понятное и удобное пользователю для выбора при создании платежного поручения.

Поле Примечание содержит полное наименование назначения платежа, которое затем отображается в платежном поручении.

ОПФ

Справочник используется при заполнении реквизитов контрагентов.

@Платежные поручения: список ОПФ
  • В поле Наименование указывается аббревиатура организационно-правовой формы контрагента. Например: АНО
  • Поле Примечание содержит расшифровку аббревиатуры организационно-правовой формы контрагента. Например: Автономная некоммерческая организация

Справочник Банки

Предназначен для хранения реквизитов банков, таких как: наименование, БИК и корр. счет. Значения БИК уникальны и не могут повторяться.

Справочник используется при создании счета контрагента. Счет впоследствии выбирается для плательщика/ получателя при создании/ изменении платежного поручения.

После установки @Платежное поручение справочник Банки уже содержит некоторые данные. Если эти данные устарели, то их можно обновить из Internet. Так же справочник можно изменить по своему усмотрению: дополнить новыми записями, отредактировать имеющиеся или удалить ненужные.

Обновление справочника Банки

В соответствии с указанием ЦБ РФ №1193-У от 9.09.2002, обновление информации, включенной в Справочник БИК РФ, осуществляется с периодичностью два раза в неделю. Дату последнего обновления справочника можно посмотреть в диалоге обновления.

Чтобы обновить справочник Банки, нужно:

  1. в левой части приложения выбрать подраздел Банки раздела Справочники
  2. по команде Обновление справочника Банки в меню Сервис или из контекстного меню списка банков (в правой части приложения) вызвать диалог обновления: @Платежные поручения: обновление справочника банков

    Внимание! Если вы изменяли банки, то при совпадении БИК они будут заменены на полученные. Чтобы отказаться от обновления нажмите кнопку Отмена.

  3. Нажать кнопку Обновить - появится диалог синхронизации данных из Интернет: @Платежные поручения: процесс обновления банков
  4. После окончания обновления данных диалог синхронизации закроется. После этого необходимо обновить список банков по клавише F5, с помощью панели инструментов или из контекстного меню командой Обновить
  5. Измененные или вновь полученные банки будут выделены в списке жирным шрифтом. Снять выделение, можно посмотрев банк, либо выбрав в контекстном меню команду Пометить как прочитанное.

Изменение справочника Банки

Если данные из Internet не соответствуют вашим, то их можно изменить по своему усмотрению.

@Платежные поручения: список банков

Чтобы изменить имеющуюся информацию в справочнике Банки, нужно:

  1. в левой части приложения выбрать подраздел Банки раздела Справочники
  2. в правой части приложения, воспользовавшись панелью инструментов, меню приложения или контекстным меню, можно:

    1.   - создать - добавить новую запись
    2.   - просмотр - просмотреть выбранные записи
    3.   - свойства - изменить текущую запись
    4.   - удалить - удалить одну или несколько выделенных записей
    5.   - печать - распечатать список записей
    6.   - поиск - быстро найти нужные записи

Создание/ Свойства банка

При создании банка появляется форма вида:

@Платежные поручения: свойства банка
  • В поле Наименование вводится организационно-правовая форма и полное название банка, которое затем отображается в платежном поручении. Например:ОАО АКБ "Автобанк-Никойл" г. Москва
    @Платежные поручения: реквизиты банка
  • Поля БИК и Корр. счет обязательны для заполнения и имеют маску ввода, которую можно настроить при помощи формы Параметры. Введённые реквизиты также будут отображаться в платежном поручении. @Платежные поручения: контактная информация банка
  • На вкладке Контакты можно внести контактную информацию по текущему банку: телефоны, адреса, e-mail и т.п.

Список платежных поручений по банку

Для удобства работы с платежными поручениями, получатели которых имеют счет в определенном банке, можно открыть соответствующий список записей в отдельном окне.

Чтобы открыть список платежных поручений выбранного банка получателей, выберите в контекстном меню списка банков Платежные поручения. Появится отдельное окно вида:

@Платежные поручения: список платежек

Работа над платежными поручениями в этом окне аналогична работе с поручениями в общем списке платежных поручений.
При создании платежного поручения в этом списке, в диалоге выбора получателя будут отображаться только счета контрагентов в выбранном банке.

Для удобства работы со списком можно отобразить поручения в зависимости от их активности, воспользовавшись командами главного меню окна Вид → Показывать архив, Показывать не архив, Показывать все.

Справочник Контрагенты

Справочник Контрагенты используется при создании/ редактировании платежного поручения (реквизиты контрагента автоматически подставляются при выборе его счета), а также для быстрого выбора контрагента при создании счета.

Работа со справочником Контрагенты аналогична работе со справочником Банки.

Создание/ Свойства контрагента

При создании контрагента появляется форма вида:

@Платежные поручения: свойства контрагента
  • В поле Наименование вводится полное название контрагента, которое затем отображается в платежном поручении. @Платежные поручения: реквизиты контрагента
  • ОПФ - является полем выбора значения из справочника ОПФ.

    Для заполнения полей выбора надо нажать кнопку Обзор..., в появившемся списке отметить нужное значение и дважды кликнуть мышью или нажать ОК.

    При выборе значения сохраняются, и при повторном вводе их можно выбрать из выпадающего списка, нажав , или набрать несколько первых букв, и значение подставится автоматически.

  • Поля ИНН и КПП обязательны для заполнения и имеют маску ввода, которую можно настроить при помощи формы Параметры. Введенные реквизиты также будут отображаться в платежном поручении.

    Справочник Счета используется для быстрого выбора плательщика/ получателя и подстановки их реквизитов при создании платежного поручения.

  • @Платежные поручения: счета контрагента

    На вкладке Счета содержится список всех счетов текущего контрагента.
    Чтобы создать новый счёт нужно нажать кнопку Добавить или выбрать команду Создать из контекстного меню списка. Появится форма вида:

    @Платежные поручения: создание счёта
    • В поле Организация автоматически подставляется наименование текущего контрагента. Поле недоступно для редактирования.
    • Поле Расчетный счет обязательно для заполнения и имеет маску ввода, которую можно настроить при помощи формы Параметры.
    • В поле Банк - выбирается значение из справочника Банки.
    • В поле БИК/Корр. счет отображаются реквизиты выбранного банка. Поле недоступно для редактирования.
  • Вкладка Контакты аналогична такой же вкладке в справочнике Банки.

Список платежных поручений по контрагенту

Для удобства работы с платежными поручениями определенного получателя, можно открыть соответствующий список записей в отдельном окне.

Чтобы открыть список платежных поручений получателя, выберите в контекстном меню списка контрагентов Платежные поручения. Появится отдельное окно вида:

@Платежные поручения: список платёжек

Работа над платежными поручениями в этом окне аналогична работе с поручениями в общем списке платежных поручений.
При создании платежного поручения в этом списке, в диалоге выбора получателя будут отображаться только счета выбранного контрагента.

Для удобства работы со списком можно отобразить поручения в зависимости от их активности, воспользовавшись командами главного меню окна Вид → Показывать архив, Показывать не архив, Показывать все.

Платежные поручения

В левой части приложения раздел Платежные поручения организован следующим образом:

  • если активен раздел Платежные поручения, в правой части приложения отображается общий список платежных поручений (в этом списке отображаются все записи, в том числе и архивные)
  • в списке подразделов Отправлено в банк, Принято банком, Не принято банком, Оплачено отображаются только платежные поручения, имеющие соответствующее состояние
  • в списке подраздела Архив отображаются только платежные поручения, отправленные в архив.

Все действия над платежными поручениями осуществляются из списка платежек (в правой части приложения):

@Платежные поручения: список платежек

Воспользовавшись панелью инструментов, меню формы или контекстным меню, можно:

  •  
    		•  - создать - добавить платежное поручение
  •  
    		•  - просмотр - просмотреть выбранные поручения в привычной форме
  •  
    		•  - свойства - изменить созданное поручение
  •  
    		•  - удалить - вычеркнуть из списка отмеченные платежки
  •  
    		•  - печать - вывести на печать список платежных поручений
  •  
    		•  - поиск - быстро найти нужные поручения
  • распечатать отмеченные платежные поручения
    		•
  • создать/ изменить поручение, задав получателя платежа вручную
    		•
  • изменить состояние выбранных поручений
    		•
  • посмотреть журнал состояний выбранных поручений
    		•
  • отправить в архив/ извлечь из архива одно или несколько поручений
    		•

    Создание/ Свойства платежного поручения

    При создании платежного поручения появляется форма с данными предыдущего поручения, поэтому при неизменных реквизитах, например, отправителя, не надо каждый раз вводить его заново:

    @Платежные поручения: бланк платежки

    № платежного поручения заполняется автоматически. Поле доступно для редактирования.

    Дата платежа автоматически заполняется сегодняшней датой, которая берется из системной даты компьютера. Поле доступно для редактирования. По нажатию можно вызвать календарь.

    При первом вызове форма создания открывается в режиме Обычное (впоследствии запоминается последнее выбранное значение).
    Режимы работы формы:

    • Обычное - предназначен в основном для перевода денег между юридическими/ физическими лицами, характеризуется простотой заполнения
    • Расширенное - используется в основном для уплаты налогов, характеризуется дополнительными требованиями к заполнению полей

    Плательщик и Получатель являются полями выбора. По кнопке Обзор... открывается диалог, содержащий список счетов контрагентов:

    @Платежные поручения: выбор счета

      В диалоге отображается общий список счетов всех контрагентов, заведенных в справочнике Контрагенты.
      Для быстрого нахождения нужного счета используйте универсальный поиск:

      1. В списке диалога выбора счета нажмите клавишу F3
      2. В диалоге поиска:
        • в поле Среди выберите, по какой колонке списка следует искать
        • в поле Найти введите текст для поиска
        • нажмите кнопку Найти далее
      @Платежные поручения: поиск

      При выборе счета, реквизиты контрагента и банка автоматически подставляются в платежное поручение.

    Назначение платежа можно выбрать по кнопке Обзор... или ввести вручную.

    Значения, введенные в поля Вид оп., Наз. пл., Код, Срок плат., Очер. плат., Резерв сохраняются, и в дальнейшем их можно выбирать, нажав .

    Расширенный режим формы Создание/ Свойства платежного поручения

    В этом режиме появляются дополнительные поля для заполнения:

    @Платежные поручения: расширенный бланк платежки
    • Статус - значение может быть пустым или двузначным числом. В зависимости от значения этого поля происходит специальная обработка других дополнительных полей
    • кнопка - открывает документ Word с описанием правил оформления платежных поручений
    • КБК - показатель кода бюджетной классификации
    • ОКАТО - значение кода ОКАТО муниципального образования
    • Основ. - показатель основания платежа
    • Период - поле может быть заполнено вручную или с помощью диалога Показатель налогового периода (вызывается по кнопке ): @Платежные поручения: показатель налогового периода
    • № док-та - показатель номера документа
    • Дата док-та - поле может быть заполнено вручную или с помощью календаря, который вызывается по кнопке
    • Тип пл. - показатель типа платежа

    Ручной ввод

    Если нужно создать/ изменить платежное поручение для проведения платежа "случайному" получателю (например, необходимый товар отсутствует у постоянных поставщиков и заказан у сторонней организации), то по кнопке Ручной ввод из окна Создание/ Свойства платежки можно перейти в форму, где реквизиты получателя заполняются вручную без сохранения в справочниках:

      Обычный режим:

    @Платежные поручения: бланк платежки

      Расширенный режим:

    @Платежные поручения: расширенный бланк платежки

    Просмотр/ Печать

    Для удобства пользователей в приложении предусмотрено несколько способов просмотра и печати платежек:

    • из контекстного меню (пункт Просмотр) в списке платежек
      Одновременно можно просмотреть/ распечатать несколько платежных поручений. Для этого надо:
      1. отметить нужные поручения в списке
      2. вызвать форму просмотра - все отмеченные платёжки выводятся в одной форме
      3. при необходимости отправить платёжки на печать - каждое поручение будет напечатано на отдельном листе.
    • по кнопке Печать из формы создания
    • по кнопке Печать из формы Свойства
    • по кнопке Печать из формы редактирования

    Отправить просматриваемые платежные поручения на печать можно из меню Файл.

    Поиск

    Форма поиска платежных поручений имеет вид:

    @Платежные поручения: поиск платёжек

    Воспользовавшись поиском, легко отыскать нужные платежные поручения. При этом следует учитывать некоторые особенности:

    • незаполненные поля в поиске не участвуют
    • введенные значения сохраняются, и при следующем поиске их можно выбрать, нажав
    • для текстовых полей поиск производится по вхождению всех указанных слов (разделены пробелом) в значении поля. Регистр символов не учитывается

    Состояние платежных поручений

    Чтобы изменить состояние платежки, надо:

    1. отметить нужные поручения
    2. из контекстного меню (пункт Состояние) вызвать диалог:

    @Платежные поручения: изменение состояния платёжки

    Платежному поручению может быть присвоено одно из состояний:

  • пусто (без состояния)
    		•  - платежка еще не отправлялась в банк
  • Отправлено в банк
    		•  - платежка отослана в банк, но ответ не получен
  • Принято банком
    		•  - платежка принята банком, платёж принят к исполнению
  • Не принято банком
    		•  - платежка возвращена банком
  • Оплачено
    		•  - платежка оплачена банком

    Журнал состояний платежного поручения

    Вызывается из контекстного меню списка платежных поручений по команде Журнал состояний и имеет вид:

    @Платежные поручения: журнал состояний платежей

    В журнале отображается информация по всем состояниям выбранных платёжек:дата и время установки состояния, название состояния и причина, по которой оно было изменено.
    С помощью контекстного меню можно:

    • посмотреть свойства состояния (без возможности редактирования)
    • удалить выбранные состояния
    • распечатать весь список или только выбранные записи

    Архивирование платежных поручений

    Чтобы отправить в архив одну или несколько платежек, нужно:

    1. отметить поручения, которые требуется отправить в архив
    2. из контекстного меню выбрать команду В архив

    В результате выбранные записи станут недоступными для изменения. В списке такие записи выделяются серым цветом (помечаются как архивные).

    Чтобы извлечь из архива одну или несколько платёжек, нужно:

    1. отметить поручения, которые требуется извлечь из архива
    2. из контекстного меню выбрать команду Из архива

    В результате выбранные записи снова станут доступными для изменения (выделение серым цветом снимается).

    Горячие клавиши

    Клавиша Форма Действие
    Insert Список платежек Создание поручения
    Список значений справочника Создание значения справочника
    Enter Список платежек Изменение свойств текущего поручения
    Список справочников Открытие текущего справочника
    Список значений справочника Редактирование текущего значения
    Delete Список платежек Удаление отмеченных поручений
    Список значений справочника Удаление отмеченных значений
    Ctrl+F Список платежек Поиск платежного поручения
    Ctrl+O Список платежек Просмотр текущего поручения
    Список справочников Просмотр текущего справочника
    Ctrl+P Список платежек Просмотр/ печать отчета Список платежных поручений
    Список значений справочника Просмотр/ печать отчета по справочнику
    Esc Закрытие текущего окна без сохранения изменений
    Alt+X Выход из приложения
    F1 Вызов Подсказки
    F5 Обновление текущей формы
    Tab Перемещение между элементами окна
    Page up
    Home    		 Любой список Перемещение на первую строку текущей страницы списка
    Page down
    End    		 Любой список Перемещение на последнюю строку текущей страницы списка
    Ctrl+Home Любой список Перемещение на первую страницу списка
    Ctrl+Page up Любой список Перемещение на предыдущую страницу списка
    Ctrl+Page down Любой список Перемещение на следующую страницу списка
    Ctrl+End Любой список Перемещение на последнюю страницу списка